Gastblog ~ Weddingplanner Astrid
Weddingplanner Astrid van Mooiste Moment Weddings beschrijft hoe zij een typisch Rotterdamse bruiloft heeft voorbereid, met tips voor jouw eigen droombruiloft! Twee locaties, een stralend bruidspaar, een topfeest en alles tot in de puntjes verzorgd. Hoe ze dat doet? Lees het hier!
Trouwlocaties Rotterdam
Hoi! Ik ben Astrid, trotse Chief Weddings Officer van Mooiste Moment Weddings en ik was de weddingplanner bij de Rotterdamse bruiloft van Megan & Ruben. Ben je benieuwd wat ik als weddingplanner voor jullie kan betekenen? Lees mee wat ik allemaal voor Megan & Ruben heb gedaan bij de voorbereiding en op de dag zelf van hun romantische bruiloft in hartje Rotterdam. Bovendien verklap ik een aantal tips voor de organisatie van jullie eigen bruiloft!
Zoektocht naar de perfecte locatie
Wist je dat je gemiddeld 285 uur kwijt bent aan de organisatie van jullie bruiloft? Dat is een jaar lang elke zondag van 11.00 tot 16.30 uur non-stop bezig zijn met jullie trouwdag. En dit is zelfs nog zonder alle avonden inspiratie opdoen op Pinterest! Het grootste deel van de tijd besteed je aan het online en offline zoeken naar de perfecte trouwlocatie. Megan & Ruben zagen dit niet zitten en kwamen bij mij met de vraag of ik ze kon helpen. Natuurlijk! Zij zagen de ceremonie voor zich op een romantische locatie, bijvoorbeeld een kasteel of oud landhuis. Maar voor het feest dachten ze aan een meer modernere locatie. Online hadden ze wat trouwkastelen in Nederland gevonden, maar dit voelde nog niet als dé locatie waar ze naar op zoek waren. Ik vroeg ze waarom ze het niet dichter bij huis hadden gezocht, als echte Rotterdammers is er toch niet leukers dan in je eigen stad te trouwen? Als je in de buurt trouwt is de kans groot dat je nog eens langs de locatie komt en blijf je elke keer genieten van de mooie herinneringen aan jullie trouwdag. Dit waren ze helemaal met mij eens, maar ze dachten dat er in Rotterdam niet te vinden was wat ze zochten.
Niet één, maar twee locaties!
Ik had de perfecte combinatie gevonden: een mega romantische locatie voor de ceremonie en een moderne locatie voor het feest, en allebei mídden in Rotterdam. Twee locaties, daar hadden ze niet eerder aan gedacht, maar ze waren gelijk super enthousiast toen ik foto’s liet zien van Het Heerenhuys in het Euromastpark en Café Rotterdam aan de Maas (met spectaculair uitzicht op de Erasmusbrug!). Dit was precies wat ze zochten! Twee locaties op je trouwdag vraagt iets meer organisatie omdat iedereen zich tussendoor moet verplaatsen, maar dit kan gemakkelijk ingepland worden in het programma. Wel is het daarbij fijn om iemand te hebben die dit goed kan coördineren, zoals een weddingplanner of professionele ceremoniemeester. Een locatiewissel geeft echt een extra dimensie aan jullie bruiloft, zo lijkt jullie trouwdag veel langer te duren door de verandering van omgeving!
Aan de slag met het dagprogramma
Nu de droomlocaties waren gevonden konden we aan de slag met het programma van de trouwdag. Hoe je dat doet? Begin bij het feest, hoe laat zou je die willen laten beginnen? Vanaf die tijd kun je simpelweg terugrekenen met hoeveel tijd er per onderdeel nodig is. Reken ruim! Je wilt niet hoeven haasten op je bruiloft en extra tijd is altijd fijn. Bepaal samen welke onderdelen voor jullie het belangrijkst zijn en dus niet mogen ontbreken. Megan & Ruben zijn groot fan van borrelen, dus hier moest zeker tijd voor zijn. Samen besloten we de ceremonie en een borrel met taart bij Het Heerenhuys te doen en voor het diner naar Café Rotterdam te verplaatsen. Zo hoefden alle gasten bij het diner geen rekening te houden met dat ze eventueel nog moesten rijden en kon iedereen tijdens het diner proosten met het mega mooie uitzicht op de achtergrond. Na het diner komen de avondgasten aan en werd er weer tijd om te borrelen ingepland (nu met een kaastaart!). Zo kon de ruimte binnen worden omgetoverd tot ideale feestlocatie en kwamen ook alle avondgasten gelijk in de feestsfeer.
Andere leveranciers benaderen
Met de locaties en een dagprogramma op zak zijn we er nog niet, we zijn pas net begonnen! Op het lijstje stonden onder andere nog: een trouwfotograaf en -videograaf, een bloemist, iemand voor haar & make-up, een bruidstaart en vervoer voor het bruidspaar. Megan & Ruben wilden graag lokale, Rotterdamse leveranciers betrekken bij hun bruiloft. We kwamen uit bij de bloemist bij hun op de hoek, Megans vaste kapper (en begrip in Rotterdam) Guido Rieger voor haar & make-up en een bruidstaart van Dudok. Goede trouwleveranciers hoeven niet altijd van ver te komen! Voor het vervoer van Megan & Ruben van Het Heerenhuys naar Café Rotterdam kozen we voor de watertaxi, Rotterdamser kan niet! Even een momentje samen op jullie toch al zo drukke trouwdag kan er voor zorgen dat je niet de hele tijd geleefd wordt door alle mensen om je heen, maar écht even samen kunt genieten. De keuze voor de trouwfotograaf was snel gemaakt, dat werd natuurlijk Petra van Fotografia! Ook uit Rotterdam en gewoon de allerbeste fotograaf om alle mooie momenten van Megan & Rubens bruiloft vast te leggen. In samenwerking met Love2Wed zorgde videograaf Alex voor het vastleggen van bewegende beelden.
De grote dag!
De leveranciers waren gevonden, alle afspraken waren vastgelegd en offertes goedgekeurd. Nu kon de voorpret echt gaan beginnen! In de week voor de bruiloft heb ik contact gehad met alle leveranciers om de afspraken door te spreken. Bovendien heb ik een draaiboek gemaakt met daarin alles beschreven wat er op de trouwdag gaat gebeuren, inclusief alle verrassingen die familie en vrienden voor Megan & Ruben in petto hadden. Petra mocht als enige alle verrassingen van tevoren weten, zodat zij precies wist wanneer er belangrijke momenten konden zijn om vast te leggen. Op de grote dag zorgde ik dat alles op rolletjes liep. Ik was de vraagbaak voor de medewerkers van de locaties, waardoor zij niet de gasten of het bruidspaar hoefden lastig te vallen met eventuele vragen. Daarnaast zorgde ik ervoor dat alle dingen die pas lastminute geregeld konden worden werden gedaan. Denk hierbij aan de bloemen en andere decoratie van de ene naar de andere locatie brengen en opbouwen, het gastenboek klaarleggen op beide locaties voordat de gasten arriveren, zorgen dat de taart precies op tijd wordt neergezet zonder te smelten in de zon, de gasten informeren over het programma en de locatiewissel, bedankjes neerzetten aan het einde van het feest, en nog veel meer. Er is nog zoveel te doen op de dag zelf! Hoewel ceremoniemeester als eretaak wordt gezien is het toch zonde als een familielid of vriend(in) dit allemaal moet doen en daardoor minder van de dag kan genieten. Aan het einde van de prachtige dag kwam ik vol adrenaline thuis. Wat is het gaaf om het bruidspaar zo te zien stralen op hun trouwdag en wat een eer dat ik daar aan bij heb mogen dragen! Ik heb echt de mooiste baan van de wereld.
Wat vonden Megan & Ruben van hun keuze voor een weddingplanner?
“Astrid dacht overal aan, vanaf de eerste gesprekken stelde ze ons een honderdtal vragen, veelal vragen waar we zelf totaal nog niet bij hadden stil gestaan. Ze liet ons bewuste keuzes maken en hiermee voorkwamen we dat locaties of leveranciers ongewild dingen voor je zouden invullen. Dit alles resulteerde in een perfect gedetailleerd draaiboek. Juist om te zorgen dat er op de dag zelf soms ruimte is voor iets spontaans, moet de dag tot in de puntjes toe georganiseerd zijn zodat niet direct alles in de soep loopt als er een ding onverwacht anders loopt. Op andere bruiloften hadden wij ervaren dat familie en vrienden toch snel geneigd zijn hun eigen ding te doen. Hier zagen we dat Astrid op een erg prettige manier bijstuurt, zonder dat iemand het als vervelend ervaart. Wij kijken nu terug op een prachtige en onvergetelijke dag. Wij hadden ons niet kunnen voorstellen dat het zo mooi zou worden, en al helemaal niet dat het zou lukken zelf enkel te genieten, alles op ons af te laten komen, en ons nergens mee te (hoeven) bemoeien. Zonder de warme en toegewijde organisatie van Astrid was dit nooit zo goed gelukt.”
Wil je meer weten?
Gaan jullie trouwen en twijfel je of een weddingplanner iets voor jullie is? In een kennismakingsgesprek hoor ik graag jullie ideeën en licht ik toe hoe ik jullie kan helpen. Geheel vrijblijvend, dus je zit daarna niet meteen aan me vast. Of neem eerst een kijkje op www.mooistemomentweddings.nl voor meer informatie. Ik zou het super leuk vinden als ik jullie ook mag helpen bij het organiseren van jullie droombruiloft!